• ให้ตระหนักอยู่เสมอว่าข้อความใดๆ ที่ส่งผ่านเครือข่ายอินเตอร์เน็ตนั้นเป็นข้อความที่สามารถมองเห็น และอ่านได้โดยผู้อื่น
• ไม่เปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขข้อความอีเมล์ดั้งเดิมที่ได้รับมาและต้องการส่งต่อไป และหากอีเมล์นั้นถูกส่งถึงผู้รับเป็นการส่วนตัว ให้ขออนุญาตผู้ส่งก่อนที่จะส่งอีเมล์นั้นไปหาคนอื่น
• ไม่ส่งอีเมล์ที่เป็นลูกโซ่ซึ่งเป็นสิ่งที่ไม่สมควรทำบนเครือข่ายอินเตอร์เน็ตหากได้รับอีเมล์ลูกโซ่และมีข้อความขอให้ส่งต่ออีเมล์นั้น ให้ติดต่อหรือแจ้งผู้ดูแลระบบทันที
• ใช้ความระมัดระวังในการตอบอีเมล์สำหรับบางอีเมล์แอดเดรส เนื่องจากแอดเดรสบางแอดเดรสดูเหมือนเป็นแอดเดรสสำหรับผู้รับเพียงคนเดียว แต่แท้จริงแล้วอาจเป็นแอดเดรสรวมที่ส่งต่อถึงผู้รับหลายคน
• หากอีเมล์มีความยาวกว่า 100 บรรทัด ให้แจ้งให้ผู้รับทราบโดยระบุไว้ในซับเจ็กต์ (Subject) ของอีเมล์ว่าข้อความที่ส่งมาให้มีความยาวมาก
• ในการตอบอีเมล์ที่เป็นภาษาอังกฤษ ให้ใช้ตัวอักษรทั้งตัวใหญ่และตัวเล็กตามหลักภาษาอังกฤษที่ถูกต้อง และตามธรรมเนียมบนอินเตอร์เน็ตที่ใช้กันไม่ใช้ตัวอักษรตัวใหญ่ทั้งหมดซึ่งจะถือว่าเป็นการตะโกน
• ใช้สัญลักษณ์ เช่น :-) ซึ่งหมายถึงอารมณ์ดี :-( ซึ่งหมายถึงไม่มีความสุข หรืออื่นๆ ให้น้อยที่สุด เนื่องจากบางแห่งหรือบางวัฒนธรรมไม่เข้าใจความหมายของสัญลักษณ์เหล่านี้
• ใช้ข้อความที่กระชับเข้าถึงประเด็นอย่างรวดเร็ว แต่ข้อความต้องไม่สั้นเกินจนดูแล้วห้วน
• อีเมล์ที่มีข้อมูลส่วนบุคคลควรได้รับการเข้ารหัสอย่างปลอดภัย (Encryption)
• ใส่หัวข้อเรื่องในซับเจ็กต์ของอีเมล์เพื่อแสดงถึงเรื่องของอีเมล์ที่ต้องการหารือหรือแจ้งให้ทราบ
• ส่งอีเมล์ตอบกลับสั้นๆ หากไม่มีเวลาพอเพื่อให้ผู้ส่งได้รับทราบว่าผู้รับอีเมล์นั้นแล้วและจะตอบกลับอย่างสมบูรณ์ในภายหลัง
• ไม่ส่งอีเมล์ประเภทโฆษณาที่ผู้รับไม่ได้ร้องขอให้ผู้ส่ง ส่งมาให้ (การส่งเมล์ลักษณะนี้เป็นสิ่งที่ไม่เหมาะสมและในบางประเทศถือเป็นสิ่งผิดกฎหมาย)
• ไม่ส่งไฟล์ที่มีขนาดใหญ่เกินไป
• ให้พิจารณาใช้ “BCC” (blind carbon copy- สำเนาโดยที่ผู้รับไม่ทราบ) ในการส่งอีเมล์ถึงผู้รับเป็นจำนวนมาก เพื่อไม่ให้รายชื่อผู้รับทั้งหมดปรากฏในลักษณะที่ยาวมาก
